A virtuális asszisztens egy olyan személy, aki segít másoknak az üzleti vagy személyes feladatok végrehajtásában, de nem az irodájukban dolgozik, hanem távolról, online kommunikációval tartja a kapcsolatot. Különböző területekre szakosodhatnak érdeklődési körük, tudásuk, tapasztalatuk alapján (pl. online marketing, szövegíró, grafikus, CRM háttértámogató), nem csupán az általános adminisztrációs feladatokat ellátó asszisztensekre használjuk a kifejezést. Fontos dolog, hogy nem egyezik meg a virtuális asszisztens az alkalmazottként otthonról dolgozó titkárnővel! A virtuális asszisztens szabadúszó (freelancer) vállalkozóként, saját otthonából vagy irodájából, saját eszközeivel, megbízási szerződés alapján végzi a tevékenységét, és az általa elvégzett munkáról számlát állít ki partnerének. 

Egy vállalkozó annak érdekében, hogy sikeres legyen, általában keményen dolgozik. Sokan nem szeretnek semmit másra bízni, mindent egyedül szeretnének intézni, ami bizony fárasztó és megterhelő. Egyáltalán nem marad idő a családra, a pihenésre, a feltöltődésre. Fáradtan, kimerülten, motiváció hiányában pedig senki nem tud hatékonyan dolgozni. Viszont nem minden vállalkozás engedhet meg magának egy teljes- vagy akár még részmunkaidős asszisztenst sem. Vagy csak egyszerűen nincs annyi adminisztrációs teendő, ami kitöltené a dolgozó munkaidejét. Mindezekre megoldás egy virtuális asszisztenssel való együttműködés, ami számos előnnyel járhat. Itt van néhány ok, amiért jó virtuális asszisztenst alkalmazni:

1. Rugalmasság: A virtuális asszisztenssel való munka lehetővé teszi a rugalmas munkaidőt, amely jobban igazodik az ügyfél igényeihez és időbeosztásához
2. Költséghatékonyság: Az ügyfélnek nem kell fizetnie a virtuális asszisztens számára egy iroda bérleti díját, vagy egyéb költségeket, amelyek általában az alkalmazottak foglalkoztatásával járnak. A VA az elvégzett munkájáról kiállított számláját kell kiegyenlíteni, nincs egyéb többletköltség.
3. Szakértelem: A virtuális asszisztensek általában nagy tapasztalattal és szakértelemmel rendelkeznek, mivel általában több különböző ügyféllel dolgoznak egy időben. Ez azt jelenti, hogy az ügyfél magas szintű szolgáltatást kaphat a virtuális asszisztenssel való együttműködés során
4. Növeli az üzleti hatékonyságot: A virtuális asszisztens segíthet az ügyfélnek az olyan adminisztratív feladatok elvégzésében, amelyek időigényesek lehetnek, és így az ügyfélnek több ideje marad az üzleti tevékenységre

Egy VA tehát mindenképpen hatékony segítség a vállalkozásoknak. Rengeteg feladatot át tud venni az ügyfelektől, akinek ezáltal sokkal több ideje marad azokra a dolgokra, amik fontosak számára. Hogy konkrétan milyen feladatokat lehet átadni a virtuális asszisztensnek, az már csak megbeszélés kérdése.

•  CRM segíthet az értékesítőknek az értékesítési tevékenységek automatizálásában, a vezetőknek pedig csapatuk teljesítményének nyomon követésében. Egy CRM segítségével tudni fogod, hogy mikor, kivel és hogyan érdemes kapcsolatba lépni. A CRM-ek alapvetően optimalizálják a célközönséggel való interakció folyamatát.
• Legjobb CRM-ek e-mail funkciókat építenek be a platformba. Egyszerűen integrálja Gmail, Outlook vagy SMTP fiókjaival, és máris küldhetsz e-maileket és ütemezheted a nyomon követést.
• Minden értékesítési folyamat más és más, ezért a CRM lehetővé teszi, hogy a kezelési funkciókat az igényeidhez igazítsa.
• CRM rendszerrel az összes értékesítési, marketingkampány és kommunikációs adat egy helyen található. Ez lehetővé teszi, hogy pontosabb értékesítési előrejelzéseket készíts, és kiszámítható bevételi modellre épülő értékesítési folyamatot hozz létre.